Verwaltungsfachkraft im Sekretariatsbereich (w/m/d)

Die Universität Paderborn ist eine leistungsstarke und international orientierte Campus-Universität. In interdisziplinären Teams gestalten wir zukunftsweisende Forschung, innovative Lehre sowie den aktiven Wissenstransfer in die Gesellschaft. Als wichtige Forschungs- und Kooperationspartnerin prägt die Universität auch regionale Entwicklungsstrategien. Unseren Beschäftigten in Forschung, Lehre, Technik und Verwaltung bieten wir ein lebendiges, familienfreundliches und chancengerechtes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und vielfältigen Möglichkeiten. Gestalten Sie mit uns die Zukunft!

In der Fakultät für Kulturwissenschaften – Institut für Humanwissenschaften/Fach Philosophie - ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt vertretungsweise eine Stelle als

Verwaltungsfachkraft im Sekretariatsbereich (w/m/d)

(Entgeltgruppe 8 TV-L)

im Umfang von bis zu 50 % der regelmäßigen Arbeitszeit zu besetzen. Es handelt sich um eine zunächst bis zum 31. März 2027 befristete Tätigkeit. Die Stelle ist je hälftig Prof.‘in Dr. Ruth Hagengruber und Prof.‘in Dr. Suzana Alpsancar zugeordnet.

Aufgabenbereich:

Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben

Erledigung der Korrespondenz (deutsch/englisch)

Unterstützung bei der Organisation und Betreuung von Veranstaltungen

Vorbereitung von Reisen sowie Erstellung der Reisekostenabrechnungen

Kommunikation mit der zentralen Hochschulverwaltung

Haushalts- und Drittmittelangelegenheiten, insbesondere selbstständige Planung der Einteilung der Haushaltsmittel und Drittmittel

Materialbeschaffung, Erstellung von Beschaffungsvorgängen

Mitarbeit bei der Personalplanung und -betreuung (Vorbereitung von Einstellungsanträgen, Betreuung der Mitarbeiter\*innen, Abwicklung von SHK- und WHB-Verträgen)

Einstellungsvoraussetzungen:

Voraussetzungen für die Einstellung sind eine abgeschlossene kaufmännische oder einschlägige Berufsausbildung (z.B. Verwaltungsfachangestellte\*r)

Selbständige und teamorientierte Arbeitsweise

Gewandtheit im Schriftverkehr, Formulierungssicherheit auch in englischer Sprache

Sichere EDV- Anwendungskenntnisse im Umgang mit Office Produkten

Wir bieten Ihnen:

Flexible Arbeitszeitgestaltung sowie die individuelle Möglichkeit zur mobilen Arbeit

Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten

Attraktive Nebenleistungen wie Kinderbetreuungsmöglichkeiten und Sportangebote

Möglichkeit zur internen und externen Fort- und Weiterbildung

Zusätzliche Leistungen nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) wie Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen sowie die Zusatzversorgung der VBL

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden gem. Landesgleichstellungsgesetz NRW (LGG) bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Ebenso ist die Bewerbung geeigneter Schwerbehinderter und Gleichgestellter im Sinne des Sozialgesetzbuches Neuntes Buch (SGB IX) erwünscht.

Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen werden unter Angabe der Kennziffer 7408 bis zum 17. November 2026 online über das Bewerbungsportal der Universität Paderborn erbeten: https://bewerbung.uni-paderborn.de/stellen/7408

Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie unter: www.uni-paderborn.de/zv/personaldatenschutz.

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