Verwaltungsleiter (m/w/d)

Wir als Verein „Haus der Familie Guben e. V.“ bauen auf über 35 Jahre Erfahrung und Kompetenz in der sozialen Arbeit mit dem Schwerpunkt der Kinder- und Jugendhilfe.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine engagierte, verantwortungsbewusste und vertrauenswürdige Persönlichkeit als

Verwaltungsleitung (m/w/d) in Vollzeit

in der schönen Neißestadt Guben.

Ihre Aufgaben bei uns im Überblick:

Verwaltung und Organisation

• •Organisation, Koordination und Sicherstellung der allgemeinen Verwaltungsabläufe
• •Bearbeitung allgemeiner administrativer und kaufmännischer Aufgaben
• •Pflege und Verwaltung von Stamm- und Personaldaten
• •Fachliche Koordination der Verwaltungsaufgaben und Unterstützung der Mitarbeitenden bei administrativen Fragestellungen
• •Enge Zusammenarbeit mit dem Vorstand, den Leiterinnen und Leitern der Einrichtungen und Arbeitsbereiche sowie den Mitarbeitenden
• •Weiterentwicklung und Optimierung interner Verwaltungsprozesse
• •Sicherstellung einer strukturierten und transparenten Dokumentation

Finanz- und Rechnungswesen

• •Fachliche Koordination und Organisation des Rechnungswesens gemeinsam mit einer Mitarbeiterin
• •Aktive Mitarbeit in der laufenden Finanzbuchhaltung (Debitoren, Kreditoren und Sachkonten)
• •Prüfung, Kontierung und Buchung laufender Geschäftsvorfälle
• •Überwachung des Zahlungsverkehrs sowie der Zahlungseingänge und -ausgänge
• •Abstimmung und Pflege der Konten sowie Klärung offener Posten
• •Führung der Bargeld- und Portokasse
• •Durchführung der Haushalts- und Kassenangelegenheiten einschließlich Rechnungslegung
• •Erstellung von Haushaltsplanentwürfen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen
• •Mitwirkung bei der Liquiditätsplanung und Überwachung der finanziellen Entwicklung des Vereins
• •Erstellung und Vorbereitung der Jahresabschlüsse
• •Zusammenstellung und Prüfung sämtlicher erforderlicher Abschlussunterlagen
• •Verwaltung des Vereinsvermögens einschließlich Anlagenbuchhaltung
• •Erstellung von Jahresrechnungen, Auswertungen und finanziellen Übersichten für Einrichtungen und Projekte
• •Vorbereitung und Begleitung steuerlicher und wirtschaftlicher Prüfungen
• •Aufbereitung der finanziellen Ergebnisse und regelmäßige Berichterstattung an den Vorstand und Aufsichtsrat

Fördermittel- und Projektmanagement

• •Kaufmännische Begleitung und Verwaltung unserer Einrichtungen und Projekte
• •Bearbeitung und Kontrolle von Fördermittelabrechnungen
• •Überwachung von Fördermittelabrufen, Zahlungseingängen und zweckgebundener Mittelverwendung
• •Vorbereitung und Erstellung von Verwendungsnachweisen
• •Korrespondenz mit Zuwendungsgebern und Fördermittelstellen
• •Überwachung von Abrechnungsfristen und Förderbedingungen
• •Mitwirkung bei der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Mittelverwendung

Zusammenarbeit und Berichtswesen

• •enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Vorstand und Aufsichtsrat
• •Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Auswertungen und Berichten für den Verein und Mitgliederversammlung
• •regelmäßige Berichterstattung über die wirtschaftliche und administrative Entwicklung des Vereins
• •Umsetzung und Begleitung der durch Vorstand und Aufsichtsrat gefassten Beschlüsse im eigenen Zuständigkeitsbereich
• •Zusammenarbeit mit den Leiterinnen und Leitern der Einrichtungen auf Augenhöhe
• •Unterstützung der Leitungskräfte in kaufmännischen und administrativen Fragestellungen

Das bringen Sie mit

• •eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• •Berufserfahrung in einer Verwaltung, im Rechnungswesen oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Tätigkeit
• •fundierte Kenntnisse in der Buchhaltung, insbesondere im Debitoren-, Kreditoren- und Sachkontenbereich
• •Kenntnisse in der Vorbereitung und Erstellung von Jahresabschlüssen
• •gute Kenntnisse im Vereinsrecht, Steuerrecht und idealerweise im Gemeinnützigkeitsrecht
• •wünschenswert sind Erfahrungen im Fördermittelmanagement und Zuwendungsrecht
• •Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Word und Excel
• •ein gutes Zahlenverständnis sowie analytisches und lösungsorientiertes Denkvermögen
• •eine schnelle Auffassungsgabe und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• •Organisationstalent, Flexibilität und eine ausgeprägte Serviceorientierung
• •Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, Arbeitsabläufe fachlich zu koordinieren
• •Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative
• •ein hohes Maß an persönlicher Integrität, Loyalität und absoluter Vertrauenswürdigkeit
• •Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Finanz-, Personal- und Vereinsangelegenheiten
• •die Fähigkeit zu einer vertrauensvollen, konstruktiven und verbindlichen Zusammenarbeit mit Vorstand und Aufsichtsrat
• •Führerschein Klasse B
• •Identifikation mit den Aufgaben, Werten und Zielen unseres Vereins

Das bieten wir Ihnen

• •eine unbefristete Beschäftigung in Vollzeit
• •eine zentrale Position mit engem Austausch zum Vorstand und Aufsichtsrat
• •eigenständiges Arbeiten im Rahmen der vereinbarten Zuständigkeiten
• •gute Arbeitsbedingungen
• •leistungsgerechte Vergütung
• •kostenlose Weiterbildungsmöglichkeiten

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Sie und Ihre Bewerbungsunterlagen.

Diese richten Sie bitte schriftlich an:

Haus der Familie Guben e.V.

z. Hd. Vorstand

Goethestraße 93

03172 Guben

oder gerne auch via E-Mail im PDF-Format an:

[email protected]