Allgemeines Sekretariat / Sekretär*in der Kaufmännischen Geschäftsführerin (w/m/d)

• Das Futurium in Berlin lädt seine Besucher*innen seit September 2019 ein, sich
• mit Zukunftsfragen zu beschäftigen. Ausstellung, Lab und Veranstaltungsprogramm
• geben Einblicke in die Zukunft, die schon heute in Hochschulen, Forschung und
• nicht zuletzt in den Köpfen der Menschen entsteht. Unter der Leitfrage „Wie
• wollen wir leben?“ ist das „Haus der Zukünfte“ ein lebendiger Ort des Dialogs.
• Bislang konnten über 2,3 Mio. Menschen im Futurium begrüßt werden, das damit zu
• den meistbesuchten Museen Berlins zählt.

• Träger des Hauses ist die Futurium gGmbH, deren Gesellschafter die
• Bundesrepublik Deutschland (vertreten durch das Bundesministerium für Bildung
• und Forschung), deutsche Wissenschaftsorganisationen, forschende Unternehmen
• sowie wissenschaftsfördernde Stiftungen sind.

Die Futurium gGmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine*n:

• Allgemeines Sekretariat / Sekretär*in der Kaufmännischen Geschäftsführerin
• (w/m/d)

Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:

• •Organisation des Sekretariats der Kaufmännischen Geschäftsführung
• einschließlich Terminmanagement, Fristenkontrolle, Telefonservice
• •Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz
• •Redaktionelle Pflege und formale Anpassung interner Vorlagen und Regelungen
• •Analoge und digitale Schriftgut- und Aktenverwaltung
• •Fristgerechte organisatorische Vorbereitung von Gremiensitzungen
• einschließlich Einladungs- und Unterlagenversand
• •Koordination und Buchung von Dienstreisen für die Kaufmännische
• Geschäftsführung und die ihr zugeordneten Organisationseinheiten nach dem
• Bundesreisekostenrecht
• •Verwaltung des Funktionspostfachs der Gesellschaft
• •Pflege der Adressdatenbank
• •Beschaffung und Bereitstellung von Büromaterial
• •Bearbeitung und Dokumentation des Postein- und -ausgangs sowie interne
• Verteilung von Unterlagen
• •Übernahme des Postlaufs zwischen den Standorten des Futuriums
• •Abrechnung aller Dienstreisen der Mitarbeitenden der Gesellschaft nach
• Bundesreisekostenrecht
• •Organisatorische Unterstützung bei Auswahlverfahren, insbesondere
• Kommunikation mit Bewerbenden und Terminkoordination
• •Sachliche Prüfung von Rechnungen
• •Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben

Gesucht wird eine Persönlichkeit mit folgendem Profil:

• •Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement,
• Verwaltungsfachangestellte*r oder eine andere einschlägige kaufmännische
• beziehungsweise verwaltungsbezogene Berufsausbildung
• •Fundierte, vielseitige und nachweisbare Kenntnisse im Bereich Büro- und
• Sekretariatsorganisation
• •Sehr gutes Organisationsvermögen sowie ein sicherer Umgang mit Terminen,
• Fristen und parallel laufenden Arbeitsvorgängen
• •Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache
• •Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und digitalen
• Verwaltungsverfahren
• •Ausgeprägte Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• •Verbindliches, serviceorientiertes und adressatengerechtes Auftreten
• •Ausgeprägte Affinität zur Teamarbeit sowie die Fähigkeit zur
• abteilungsübergreifenden Kommunikation
• •Kenntnisse im Bundesreisekostenrecht oder die Bereitschaft, sich
• kurzfristig und vertieft darin einzuarbeiten
• •Erfahrung mit Sitzungsorganisation, Rechnungsprüfung oder
• Bewerbungsverfahren ist von Vorteil

Was wir bieten:

• •Einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einer
• innovativen und kreativen Umgebung
• •Einbindung in ein herzliches und engagiertes Team
• •Familienfreundliche Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• •Möglichkeiten zur internen und externen Weiterbildung
• •Vergütung gemäß der Entgeltverordnung des TVöD Bund
• •Jahressonderzahlung gemäß TVöD Bund
• •30 Tage Jahresurlaub bei einer Vollzeitstelle, zusätzlich arbeitsfreie Tage
• am 24.12. und 31.12.
• •Betriebliche Altersvorsorge VBL mit Bezuschussung
• •Monatlicher Zuschuss zum Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
• •Bezuschussung eines VWL-Vertrages
• •Betriebliches Gesundheitsmanagement
• •Zuschuss zur Nutzung der vielseitigen Angebote des Sozialwerk.Bund und
• Bundestagssport

• Die regelmäßige durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39
• Stunden. Die tatsächliche Arbeitszeit (Arbeitstage sowie die entsprechenden
• Arbeitszeiten pro Tag) wird gemeinsam festgelegt. Teilzeittätigkeit ist unter
• Berücksichtigung dienstlicher Belange grundsätzlich möglich.

• Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach den Grundsätzen des
• Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) sowie dem Teilzeit- und
• Befristungsgesetz (TzBfG). Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 5 TVöD,
• Tarifgebiet Ost.

• Zur Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen verwenden Sie einfach den
• folgenden Link zu unserem Bewerbungsportal: https://futurium.de/de/jobs

• Die Futurium gGmbH gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und
• Männern. Wir begrüßen die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.
• Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher
• Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.

• Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der
• Durchführung des Bewerbungsprozesses (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO). Bei
• Nichteinstellung werden Ihre personenbezogenen Daten nach einer Frist von 6
• Monaten ab Absageschreiben gelöscht.