Assistent*in der Abteilungsleitung

Tätigkeitsbereich

Unsere Abteilung mit rund 140 Beschäftigten nimmt Grundsatz- und

Querschnittsaufgaben sowie gemeinsamen Angelegenheiten der

Rentenversicherungsträger in den Bereichen Prävention, Rehabilitation und

Sozialmedizin wahr. Darüber hinaus ist sie für fachliche, rechtliche und

verfahrensbezogene Fragestellungen zuständig. Die Assistenzstelle ist unmittelbar

im Büro der Abteilungsleitung angesiedelt, wo Sie eng mit der Chefsekretärin

zusammenarbeiten.

Verstärken Sie unser Team ab sofort in Teilzeit mit 20 Wochenstunden – die Stelle

ist vorerst befristet bis zum 31.12.2027, mit der Option auf Verlängerung.

Ihre Aufgaben

Als erste Anlaufstelle der Abteilung unterstützen Sie die Abteilungsleitung bei

organisatorischen und administrativen Aufgaben regelmäßig in Präsenz und

sorgen für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Dabei arbeiten Sie täglich mit

MS-Office-Programmen sowie verschiedenen internen Anwendungen,

beispielsweise HCL Notes, Allris und Zeus. Hierbei übernehmen Sie folgende

Aufgaben:

Bearbeiten und Verwalten des täglichen Post- und E-Mail-Verkehrs, Erteilen

von Telefonauskünften sowie Koordinieren von Terminen

Organisieren der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen in Präsenz,

digital oder hybrid einschließlich des Erstellens und Aufbereitens von

Unterlagen in Papierform und digital, beispielsweise Gremienvorlagen

Aufbauen und Pflegen eines Netzwerks mit Vorzimmern und Ansprechpersonen

innerhalb und außerhalb der Deutschen Rentenversicherung Bund

Bedarfsweises Aufstellen von Auszahlungsanordnungen

Übernehmen organisatorischer Sonderaufgaben, beispielsweise der Planung

von Dienstreisen, Hotelreservierungen oder der Gästebetreuung

Ihr Profil

Sie überzeugen durch Ihre freundliche, serviceorientierte und kommunikative

Persönlichkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige

Arbeitsweise. Loyalität, Diskretion und zeitliche Flexibilität runden Ihr Profil ab.

Darüber hinaus bringen Sie Folgendes mit:

Eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungs- oder büroorientierte

Berufsausbildung

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Eine 2-Jährige aktuelle Berufserfahrung in der Büroorganisation, idealerweise

aus dem Sekretariats-, Vorzimmer- oder Assistenzbereich

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie grundlegendes

englisches Textverständnis

Einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen

Idealerweise aktuelle Erfahrungen im Umgang mit SAP

Wir bieten

Sie erwartet ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld nah an der

Abteilungsleitung, das proaktive Mitgestalten Ihres Bereiches sowie der

Austausch im kollegialen Team

Sie erhalten eine fundierte Einarbeitung mit zentralen Ansprechpersonen und

einem detaillierten Einblick in die DRV Bund Trägerlandschaft

Die Gesundheit unserer Beschäftigten ist uns wichtig. Wir unterstützen die

praktische Umsetzung des Betrieblichen Gesundheitsmanagements in den

Arbeitsalltag

Weitere Informationen

Zur Besetzung der Position werden wir mit Bewerbenden, die sich in der engeren

Auswahl befinden, Gespräche führen.

Menschen mit einer Schwerbehinderung oder ihnen Gleichgestellte im Sinne von

§ 2 Absatz 2 und 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir haben uns die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und freuen

uns besonders über Bewerbungen von Frauen.

Begrüßt werden Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.