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Stadt Karlsruhe Rathaus am Marktplatz

Assistenz im Büro des Oberbürgermeisters

Karlsruhe, Baden, Baden-Württemberg, Germany

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Role family
Operations
Seniority
Mid level
Country
DE
Work mode
On-site / unstated
First seen by hirly
3 Nov 2026

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the posting

# Assistenz im Büro des Oberbürgermeisters

## Hauptamt

Start: 15. Januar 2027 | befristet | Vollzeit | Bezahlung: E 9a TVöD (Vollzeit-Jahresbrutto 47.013 € bis 63.993 €) zuzüglich einer funktionsbezogenen Zulage

Das Büro des Oberbürgermeisters bildet eine wichtige Schnittstelle zwischen Politik, Verwaltung und Bürgerschaft. Das Sekretariat ist die Schaltzentrale des Dezernates. Die drei Sekretärinnen organisieren und koordinieren im Team die Termine und Aktivitäten des Oberbürgermeisters und sind erste Anlaufstelle für Terminwünsche sowie für Fragen an das Dezernat 1 der Stadt Karlsruhe. Die Stelle ist im Rahmen einer Mutterschutz- und einer sich voraussichtlich anschließenden Elternzeitvertretung befristet zu besetzen.

## Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag

  • Kommunikation und Schnittstellenmanagement: Sie bearbeiten selbstständig die administrativen und organisatorischen Verwaltungsaufgaben im Sekretariat des Oberbürgermeisters. Ferner übernehmen Sie Assistenztätigkeiten für die Büroleitung und die Referent\*innen des Dezernats.
  • Termin- und Büromanagement: Bei der Koordination der Geschäftsabläufe im Dezernat und der Bearbeitung des zentralen E-Mail- und Posteingangs wirken Sie maßgeblich mit.
  • Korrespondenz: Sie erteilen allgemeine Auskünfte und setzen die damit verbundene Korrespondenz selbstständig um.

## Ihr Profil auf einen Blick

  • Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte\*r, Kauffrau\*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise bringen Sie bereits Berufserfahrung im Sekretariatsbereich und im öffentlichen Dienst mit.
  • Fachkenntnisse : Die gängigen MS-Office-Tools beherrschen Sie sicher und routiniert. Sie sind offen und bereit, sich in verwaltungsspezifische Systeme einzuarbeiten; idealerweise haben Sie bereits Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit dem Sitzungsmanagementsystem Session sowie dem Dokumentenmanagementsystem Enaio.
  • Kompetenzen: Ihre ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein stets freundliches Auftreten zeichnen Sie aus. Sie handeln stets zuverlässig, loyal und diskret. Zudem bringen Sie ein hohes Maß an Organisationsgeschick, insbesondere bei der Einschätzung und Priorisierung anstehender Aufgaben sowie Belastbarkeit und Flexibilität hinsichtlich der Gestaltung der Arbeitszeit mit.

### Ihre Bewerbung

  • Online über unser [ Bewerbungsportal ](https://karlsruhe.bewerbung.dvvbw.de/jobs/11863-assistenz-im-buero-des-oberbuergermeisters/job_application/new) oder postalisch an Stadt Karlsruhe, Hauptamt, 76124 Karlsruhe
  • Bewerbungsfrist: 20.11.2026 | Kennziffer:  001.26.001
Original posting on Stadt Karlsruhe Rathaus am Marktplatz's site ↗

Listed on hirly, a job board. hirly is not the employer: Stadt Karlsruhe Rathaus am Marktplatz is hiring for this role.

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