Documentation Specialist (m/w/d)

Salary Range:

€48,483.00 - €69,900.00

Band

Level 2

Job Description Summary

• #LI-Hybrid
• Location: Schaftenau, Austria

Zur Verstärkung Process Support Unit suchen wir eine engagierte, strukturierte und proaktive Persönlichkeit, die Freude daran hat, Abläufe zu koordinieren, Prozesse zu verbessern und in einem GMP-regulierten Umfeld Verantwortung zu übernehmen. In dieser vielseitigen Rolle übernehmen Sie eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern und tragen maßgeblich dazu bei, Dokumentationsprozesse, operative Support-Aktivitäten und kontinuierliche Verbesserungsinitiativen effizient und compliant umzusetzen.

Wenn Sie gerne den Überblick behalten, Themen eigenständig vorantreiben und mit Ihrer organisatorischen Stärke einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Betrieb leisten möchten, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Die Position kann sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit ausgeübt werden.

Job Description

Ihr Verantwortungsbereich:

Unterstützung der DP1-Organisation bei GMP-Dokumentations- und administrativen Tätigkeiten

Koordination der Erstellung, Überarbeitung, Prüfung und Verteilung produktionsrelevanter Dokumente

Betreuung des Dokumenten-Lifecycle-Managements in GMP-relevanten Systemen

Nachverfolgung von Dokumentationsstatus, Freigaben und Implementierungsfristen

Koordination von Beschaffungs- und Bestellprozessen innerhalb der Abteilung

Unterstützung facility-bezogener Prozesse, einschließlich Gowning, Reinigung, Lieferantenkoordination und Zusammenarbeit mit Operations, REFS sowie weiteren Schnittstellen

Nachverfolgung offener Maßnahmen und Sicherstellung der termingerechten Umsetzung

Koordination von Onboarding-Aktivitäten für neue Mitarbeitende

Unterstützung der Trainingsadministration sowie Nachverfolgung der Trainings-Compliance

Identifikation und Umsetzung von Prozessverbesserungen zur Steigerung von Effizienz, Transparenz und GMP-Compliance

Was Sie für die Position mitbringen:

Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Stakeholder gleichzeitig zu steuern

Erfahrung in der abteilungs- und funktionsübergreifenden Koordination von Aktivitäten

Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie eine proaktive und zuverlässige Nachverfolgung offener Themen

Strukturierte, detailorientierte und selbstständige Arbeitsweise mit hoher Eigenverantwortung

Fähigkeit, den Überblick über mehrere laufende Aktivitäten, Prioritäten und Fristen zu behalten

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich; gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift werden vorausgesetzt

Gute Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen, insbesondere Excel, Word, PowerPoint und Outlook

Erfahrung im regulierten GMP-Umfeld; Kenntnisse in GMP-Softwareanwendungen wie CONDOR, eSOPS oder 1QEM sind von Vorteil

Verständnis von GMP-Dokumentationsanforderungen, Qualitätssystemen sowie idealerweise Erfahrung in der Unterstützung von Produktionsabläufen

Teamorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität, kontinuierlichem Verbesserungsdenken und Freude an operativer Exzellenz

• Stellen Sie sich vor, was Sie bei Novartis tun könnten!
• Neben einem marktgerechten Grundgehalt bieten wir ein attraktives Bonus/Incentive Programm, eine moderne Firmenpension, Kinderbetreuungseinrichtungen, Aus- und Weiterbildungsprogramme und weltweite Karrieremöglichkeiten innerhalb der Novartis Gruppe. Das Grundgehalt für diese Position besteht aus dem kollektivvertraglichen Mindestgehalt in Höhe von €48.482,84/Jahr (auf Vollzeitbasis) sowie einer allfälligen Überzahlung, basierend auf Ihren bisherigen Erfahrungen, Qualifikationen und individuellen Kompetenzen.

Engagement für Vielfalt und Inklusion:

Novartis setzt sich dafür ein, ein herausragendes, integratives Arbeitsumfeld und vielfältige Teams aufzubauen, die die Patient:innen und Gemeinschaften, denen wir dienen, repräsentieren.

Unterstützungen für BewerberInnen mit Behinderungen:

Wenn Sie aufgrund einer Erkrankung, einer körperlichen Behinderung oder eines neurodiversen Zustandes eine Unterstützung bei unterschiedlichen Teilen des Rekrutierungsprozesses benötigen, wenden Sie sich bitte an disabilities.austria@novartis.com und teilen Sie uns die Art Ihrer Anfrage sowie Ihre Kontaktinformationen mit. Unsere Unterstützung umfasst die Beratung zu geeigneten Positionen sowie die Begleitung bei allen Phasen des Bewerbungsprozesses. Das österreichische Gesetz sieht die Möglichkeit vor, die örtliche Behindertenvertrauensperson (BVP) in das Bewerbungsverfahren einzubeziehen. Wenn Sie dies wünschen, teilen Sie uns dies bitte vorab als Vermerk in Ihrem Lebenslauf mit.

Skills Desired