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INFORM Institut für OR und Management GmbH

Office Manager (all genders) - Teilzeit (25-30 Std./Woche)

Aachen, Nordrhein-Westfalen, Germany

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hirly's read of this role

Role family
Operations
Seniority
Lead / management
Country
DE
Work mode
On-site / unstated
First seen by hirly
26 Sept 2026

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the posting

Du behältst den Überblick, organisierst gerne und bist ein echtes Kommunikationstalent? Dann bist du bei uns genau richtig! Für unseren Geschäftsbereich Risk & Fraud suchen wir eine strukturierte und zuverlässige Persönlichkeit, die unser Team im Office Management unterstützt und als zentrale Ansprechperson für unsere Kunden, Lieferanten und Kolleginnen und Kollegen agiert. Die Position ist in Teilzeit mit 25–30 Stunden pro Woche zu besetzen.

### Was du bei uns bewegen kannst:

  • Du bist zentrale Ansprechperson für Kunden, Lieferanten und Kolleginnen und Kollegen und übernimmst die professionelle Kommunikation – auch am Telefon.
  • Du prüfst und erstellst Rechnungen, bearbeitest Bestellungen und übernimmst das Mahnwesen.
  • Du organisierst Dienstreisen, Besprechungen, externe Meetings sowie kleinere Veranstaltungen und Bewirtungen.
  • Du übernimmst administrative Aufgaben rund um Einkauf, Büromaterial und Dokumentenverwaltung.
  • Du pflegst und aktualisierst Kunden-, Stamm- und interne Daten und unterstützt bei der Optimierung administrativer Prozesse.
  • Du arbeitest eng mit Vertrieb, Controlling und Projektmanagement zusammen.

### Was du dafür mitbringst:

Must-Haves:

  • Eine Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
  • 2–3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder einem vergleichbaren Bereich
  • Sicherer Umgang mit MS Office
  • Organisationstalent, eine strukturierte Arbeitsweise und ein freundliches, professionelles Auftreten
  • Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) und gute Englischkenntnisse (mind. B1)

Nice-to-Haves:

  • Erfahrung mit einem Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare
  • Kenntnisse in Odoo

### Wie wir deine Arbeit wertschätzen:

  • Flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten, Workation, Sabbatical
  • Kinderbetreuungszuschuss und weitere familienfreundliche Angebote
  • Urban Sports Club Mitgliedschaft und weitere Gesundheits-/Sportangebote z. B. Bike-Leasing
  • Langfristige Entwicklungsperspektiven mit vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Vielfältiges, gesundes und bezuschusstes Mittagessen in unserer Kantine
  • Großes INFORM-Sommerfest, Betriebs- und Teamausflüge sowie eine Weihnachtsfeier
Original posting on INFORM Institut für OR und Management GmbH's site ↗

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