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Rhenus

Office Manager (m/w/d)

Mannheim, Germany

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hirly's read of this role

Role family
Operations
Seniority
Lead / management
Country
DE
Work mode
On-site / unstated
First seen by hirly
5 Nov 2026

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the posting

What You Can Expect :

Deine Aufgaben

  • Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden, Bewerbern und Lieferanten
  • Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen
  • Koordination sowie Bewirtung von Meetings
  • Terminorganisation und Unterstützung bei administrativen Aufgaben
  • Verwaltung des Postein- und -ausgangs
  • Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
  • Betreuung unserer Poolfahrzeuge einschließlich Terminüberwachung, Werkstattkoordination und Unterstützung bei Zulassungsvorgängen
  • Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
  • Koordination und Steuerung externer Dienstleister, insbesondere im Bereich Reinigung, Technik und Gebäudemanagement
  • Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten rund um den Standort Mannheim

What You Bring:

Das bringst Du mit

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Erste Berufserfahrung im Bereich Administration, Office Management, Assistenz oder Empfang
  • Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil
  • Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung
  • Organisationsgeschick und Freude an eigenverantwortlichem Arbeiten
  • Souveränes Auftreten sowie Kommunikationsstärke
  • Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
  • Bereitschaft zur Arbeit im wechselnden Schichtmodell (Wöchentlicher Wechsel zwischen Früh- und Spätschicht; Keine Abend-, Nacht-, Feiertags- oder Wochenendarbeit; Spätschicht bis 17:30 Uhr)
  • Idealerweise Erfahrung in den Bereichen Veranstaltungsorganisation, Reisekostenmanagement oder Fuhrparkverwaltung
Original posting on Rhenus's site ↗

Listed on hirly, a job board. hirly is not the employer: Rhenus is hiring for this role.

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