Operations Manager (m/w/d)

Du übernimmst Full Ownership für die operative Abwicklung unserer Seminare — von Anfang an.

Bei echtesNLP verantwortest du, was unseren Seminarbetrieb am Laufen hält: Teilnehmerkommunikation, Terminplanung, Abstimmung mit Hotels und Veranstaltungsorten, Material und Logistik, Rechnungsstellung. Du triffst die Entscheidungen, die dafür sorgen, dass am Seminartag alles passt.

Wir arbeiten in Start-up-ähnlichen Strukturen mit hohem Tempo und einem noch höherem Qualitätsanspruch. Wir lernen von den Besten und geben dieses Niveau weiter.

Was zählt, ist deine Arbeitsweise: außerordentlich genau, strukturiert und vorausschauend. Wenn du gerne Verantwortung übernimmst, den Überblick über viele bewegliche Teile behältst, Kundenanfragen klar beantwortest und Abläufe so dokumentierst, dass sie beim nächsten Mal besser laufen, bist du hier richtig.

Wer wir sind:

Die Impulsgrad GmbH steht hinter der Marke echtesNLP, dem führenden Weiterbildungsunternehmen für NLP und Coaching im deutschsprachigen Raum, das jährlich über 1000 Teilnehmer ausbildet und begleitet. Mit Sitz in Schwetzingen führen Dr. med. Olga Igel und Michael Wurst Ausbildungen an mehreren Standorten in Deutschland durch und veranstalten Events mit bis zu 500 Teilnehmenden. Einen Eindruck davon bekommst du auf NLP.de.

Wer bei uns arbeitet, ist nah dran an Themen wie Kommunikation, Verhalten und persönlichem Wachstum, und das bleibt nicht nur Theorie. Viele im Team merken: Das Umfeld wirkt auch auf einen selbst.

Uns gibt es seit 2018. Wir machen gerade den Sprung ins Scale-up: flache Hierarchien, direkte Kommunikation, keine Konzernpolitik. Wir stehen an einem Punkt, an dem wir gezielt A-Player aufbauen wollen, die mit uns wachsen, nicht nebenherlaufen.

Deine Rolle bei echtesNLP:

Bei dir laufen die Fäden zusammen. Du bist die Verbindung zwischen Teilnehmern, Trainern und Team: Wer eine Frage hat, schreibt oder ruft dich an — und du sorgst dafür, dass am Ende alles zusammenpasst, von der Anmeldung über die Hotelbuchung und Rechnung bis zum Material im Seminarraum.

Weil wir ein kleines Team sind, bekommst du auch Einblicke über die operativen Themen hinaus — Bereiche wie Social Media, Sales und Konzeption, für die du woanders Jahre brauchen würdest. Du lernst einen Betrieb kennen, der jedes Jahr über 1000 Menschen durch Ausbildungen weiterbringt. Die Lernkurve ist immens.

Konkret heißt das:

• •Du betreust unsere Teilnehmer am Telefon und im Postfach und beantwortest Fragen zu Ausbildungen, Terminen und Rechnungen — freundlich, klar und verlässlich schnell
• •Du verwaltest Anmeldungen, hältst Teilnehmerlisten aktuell und verschickst Kursinfos rechtzeitig vor dem Seminar
• •Du sprichst Termine und Konditionen mit Hotels und Veranstaltungsorten ab und sorgst dafür, dass Equipment und Material rechtzeitig da sind, wo sie gebraucht werden
• •Du bereitest Rechnungen vor, behältst offene Posten im Blick und prüfst Buchungszahlen
• •Du stimmst dich mit Trainern und Teamern ab, damit alle wissen, was wann gebraucht wird
• •Du kümmerst dich um das, was im Büro anfällt: Belege für die Buchhaltung, Bestellungen, Post und Ablage
• •Du dokumentierst die Abläufe, die du selbst verantwortest, und machst sie mit jedem Durchlauf besser

Was du mitbringen solltest:

Must-have

• •Du bringst ein abgeschlossenes Studium mit — z. B. BWL, Eventmanagement, Kommunikationswissenschaften, Psychologie
• •Du sprichst und schreibst Deutsch auf C2-Niveau — stilsicher, fehlerfrei und ohne Umwege auf den Punkt
• •Du lernst neue Zusammenhänge schnell und denkst mit, bevor man dich fragt
• •außerordentliche Genauigkeit und Freude an Listen, Checklisten und sauberer Dokumentation
• •Du bleibst freundlich und klar, auch wenn viele Anfragen gleichzeitig hereinkommen — am Telefon wie im Postfach
• •Du arbeitest verbindlich: Was du zusagst, passiert — und was offen ist, hältst du nach
• •Du vermeidest Fehler lieber, als sie später zu korrigieren
• •Du gehst sicher mit Microsoft Office um, vor allem mit Outlook und Excel, und arbeitest dich schnell in neue Onlineprogramme ein

Nice-to-have (kein Muss)

• •Erfahrung im Büromanagement oder einer vergleichbaren Office-Rolle
• •Erfahrung im Event- oder Seminarbereich
• •Erfahrung im direkten Kundenkontakt, etwa im Support, an der Rezeption oder in der Hotellerie
• •Erfahrung mit Systemen wie Elopage, HubSpot, Notion oder Asana
• •Interesse an NLP, Coaching, Weiterbildung oder persönlicher Entwicklung

Ob du diese Rolle schon einmal hattest, ist zweitrangig. Du solltest schon mit Listen, Checklisten oder festen Abläufen gearbeitet haben, ob im Job, im Studium oder nebenbei, und solche Systeme gerne sauber halten.

Einarbeitung & Entwicklung:

In der ersten Woche lernst du unsere bestehenden Abläufe kennen und arbeitest dich in unsere Systeme ein. Eingearbeitet wirst du von der Geschäftsführung persönlich, in der Anfangszeit mit täglicher Rücksprache.

Danach betreust du deine ersten Seminare eigenverantwortlich und hältst fest, wie die Abläufe dahinter funktionieren.

Von dort führt der Weg dahin, dass du nicht mehr einzelne Seminare betreust, sondern den Ausbildungsbetrieb im Blick behältst: Du siehst, welche Termine wie ausgelastet sind, wo es regelmäßig hakt und was sich ändern muss. Daraus wird bei uns die Verantwortung für den gesamten Ausbildungsbetrieb.

Was du bei uns bekommst:

• •30 Urlaubstage
• •kostenfreie Teilnahme an unseren NLP-Ausbildungen – dieselben Programme, für die unsere Teilnehmenden mehrere tausend Euro zahlen
• •Weiterbildung in KI-Tools
• •tägliche Zusammenarbeit direkt mit der Geschäftsführung
• •verlässliche Kernzeiten, flexible Ränder, keine Stechuhr
• •ein komplett kommunikationsgeschultes Team – und Kunden, die es spätestens nach ihrer Ausbildung bei uns ebenfalls sind: positiv, lösungsorientiert, direkt
• •Büro direkt im Bahnhofsgebäude Schwetzingen, kostenlose Parkplätze vor der Tür
• •klimatisierte Räume, höhenverstellbare Schreibtische und moderne Hardware

Arbeitsumfeld & Standort:

Arbeitsort: Impulsgrad GmbH, Bahnhofanlage 18, Schwetzingen

Vor Ort. Mobiles Arbeiten ist die Ausnahme und nach Absprache möglich

kleines, ambitioniertes Team mit direkter Zusammenarbeit auf Augenhöhe

easy-going Kulturfit: pragmatisch, klar, menschlich und umsetzungsorientiert

So läuft deine Bewerbung ab:

• •Kurze Online-Bewerbung mit Lebenslauf, frühestmöglichem Startzeitpunkt und Gehaltsvorstellung
• •45-minütige Online-Arbeitsprobe
• •Bewerbungsgespräch
• •Schnuppertag zur Einschätzung von Struktur, Kundenkommunikation und Arbeitsweise, mit gemeinsamem Mittagessen
• •Entscheidung innerhalb von ein bis zwei Wochen

Du willst mitentscheiden, statt nur auszuführen, und dabei in kürzester Zeit mehr lernen als anderswo in Jahren?

Dann bewirb dich jetzt als Operations Manager (m/w/d) bei der Impulsgrad GmbH.

Fragen vorab? Schreib uns an [email protected]