Supply chain Coordinator

With 75 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith.

Come join our 31,000+ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories!

Employee Contract Type:

Local - Fixed Term Employee (durée déterminée)

Job Description:

Responsabilités Majeures:

Responsabilités et résultats clés

Temps en (%)

Exigences Commerciales 5%

Comprendre les exigences commerciales du département et les appliquer dans le travail quotidien.

Défendre et promouvoir les pratiques organisationnelles de protection et participation de l'enfant, rapporter les cas d'abus faits par des membres du personnel ou d'autres personnes, assurer une prise en charge adéquate des enfants, surtout des enfants vulnérables, par les différents acteurs locales (parents, autorités, institutions) etc.

Planification 10%

1.Conseiller et obtenir l'approbation des clients internes pour les modifications apportées aux demandes initiales.

2. Faciliter entre toutes les parties la résolution rapide des problèmes susceptibles d'affecter la satisfaction des besoins du demandeur et des communautés.

3. Identifier des sources d'approvisionnement alternatives pour les matériaux/services non couverts par contrat.

4. Collaborer avec la logistique pour garantir la livraison et la réception sécurisées des matériaux commandés.

5. Résoudre les conflits liés aux livraisons et aux fournisseurs.

Approvisionnement Stratégique 10%

1.Exécuter le processus d'évaluation du marché et de pré-qualification des fournisseurs conformément aux directives établies pour les catégories assignées.

2. Gérer le processus RFQ/RFP (Appel d'offres/Demande de proposition), y compris les bases de référence et les méthodologies d'enquête de prix, selon le cadre approuvé pour les catégories assignées.

3. Diriger les négociations pour les catégories assignées. 4. Superviser les événements d'approvisionnement dans les bureaux de terrain et les travaux d'assistance liés à l'approvisionnement.

5. Préparer les documents de soumission pour le Comité des Marchés afin de garantir leur exhaustivité et permettre un processus décisionnel éclairé.

6. Faciliter les réunions du Comité des Achats et veiller à ce qu'une documentation appropriée soit maintenue.

Gestion des Contrats et des Relations avec les Fournisseurs 10%

1.Remplir avec précision le formulaire de gestion des données maîtresses (ou registre des contrats/fournisseurs).

2. Surveiller et finaliser la clôture, le renouvellement ou la remise en appel d'offres des contrats, selon ce qui est approprié pour les catégories assignées.

3. S'assurer que les conditions contractuelles et les indicateurs de performance sont bien compris par les fournisseurs.

4. Identifier et résoudre ou escalader les problèmes liés aux contrats, tant en interne qu'en externe.

5. Analyser la performance des fournisseurs sur la base des retours d'information des clients et d'autres sources, et coordonner avec les fournisseurs pour des améliorations.

Exécution des Achats 10%

1.Recevoir les demandes d'achat entrantes (en attente d'action de l'acheteur), vérifier que les spécifications sont claires, organiser un événement d'approvisionnement si les articles requis ne sont pas déjà sous contrat, mettre à jour la demande d'achat (PR) avec les informations réelles du fournisseur et soumettre la PR pour approbation.

2. Suivre les politiques et directives d'approvisionnement pour les décisions d'attribution aux fournisseurs dans le cadre du seuil applicable.

3. Gérer les demandes de modification des commandes d'achat (PO) en coordination avec les demandeurs, les responsables budgétaires et les fournisseurs.

4. Consolider tous les documents nécessaires pour présentation à la finance afin d'assurer un paiement rapide des fournisseurs pour les matériaux et services livrés.

Gestion des Données, Analyse et Reporting 10%

1.Collecter et analyser les données à l'échelle de l'organisation pour soutenir la prise de décision.

2. Fournir un soutien dans la conception des indicateurs métier pour surveiller la performance de la chaîne d'approvisionnement (SCM) et alerter la direction en cas de non-respect des seuils de performance.

3. Effectuer une analyse des dépenses pour soutenir les activités d'approvisionnement stratégique et la gestion des relations avec les fournisseurs.

4. Préparer un rapport récapitulatif des réponses des fournisseurs aux appels d'offres pour les réunions de décision d'attribution du Comité des Marchés.

5. Suivre et analyser la performance des achats et les économies réalisées par rapport aux objectifs établis.

Processus, Procédures et Politiques 10%

1.Défendre et promouvoir les pratiques organisationnelles de protection et participation de l'enfant, rapporter les cas d'abus faits par des membres du personnel ou d'autres personnes, assurer une prise en charge adéquate des enfants, surtout des enfants vulnérables, par les différents acteurs locales (parents, autorités, institutions) etc.

2.Effectuer toutes les tâches liées aux achats conformément aux politiques, processus et directives d'approvisionnement approuvés.

3. Conseiller la direction sur tout défi, risque ou directive impraticable.

4. Recueillir les retours d'information des clients concernant les politiques, processus et directives, et en faire rapport à la direction nationale pour des améliorations ou des modifications.

5. Examiner avec les partenaires/sous-bénéficiaires leurs politiques et procédures de gestion de la chaîne d'approvisionnement (SCM), identifier les éventuels écarts, les documenter dans des rapports d'évaluation et les intégrer dans les plans de renforcement des capacités.

Développement et Mise en Œuvre des Systèmes 5%

1.Collecter et compiler des données utiles pouvant être utilisées pour améliorer les systèmes établis et communiquer ces informations au superviseur direct.

Contrôle et Conformité 10%

1.Effectuer la pré-qualification des fournisseurs pour tous les nouveaux fournisseurs et maintenir les dossiers à jour.

2. Participer à l'élaboration d'outils d'identification et d'évaluation des risques, de registres et d'autres outils, ainsi qu'à l'évaluation des risques liés à la chaîne d'approvisionnement (SCM) et aux contrats pour les achats de biens, travaux ou services.

3. Maintenir un classement et une tenue de dossiers appropriés conformément aux directives établies par la direction.

4. Coordonner avec les demandeurs pour clôturer les commandes d'achat (PO) ouvertes en temps opportun.

5. Mettre en œuvre les recommandations d'audit convenues dans le processus d'achat selon les orientations fournies par le chef de département (HoD).

6. Participer au processus d'examen des systèmes de contrôle interne des partenaires/sous-bénéficiaires dans le processus d'achat pour identifier les éventuels écarts, les documenter dans des rapports d'évaluation et les intégrer dans les plans de renforcement des capacités.

7. Suivre périodiquement les progrès de la mise en œuvre des recommandations et informer la direction de toutes les parties concernées.

Leadership et Coaching 5%

1.Gérer la performance des collaborateurs directs grâce à des évaluations de performance, des échanges fréquents et d'autres méthodes appropriées. Faire preuve de courage en fournissant du coaching ou des retours d'information pour une amélioration continue des performances.

2. S'assurer que tous les membres de l'équipe de la chaîne d'approvisionnement comprennent les politiques, processus et systèmes d'achat.

3. Planifier et coordonner les réunions départementales pour examiner l'état d'avancement des tâches et informer l'équipe de direction senior des progrès des fonctions du département.

Formation et Renforcement des Capacités 15%

1.Coordonner, participer à et/ou former le personnel de la chaîne