Helmholtz-Zentrum Hereon

Team-Assistenz (m/w/d) für das Project Management Office (PMO) im DToCS-Projekt

Geesthacht, Schleswig-Holstein, Germany

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Seniority: Mid level
Country: DE
Work mode: On-site / unstated
First seen by hirly: 7 Oct 2026

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Spitzenforschung für eine Welt im Wandel Team-Assistenz (m/w/d) für
das Project Management Office (PMO) im DToCS-Projekt Referenzcode:
1063 – 2026/GW 3 Arbeitsort: Geesthacht Bewerbungsfrist: 04.11.2026
Das Helmholtz-Zentrum Hereon sucht für das strategische Vorhaben
DToCS – Digital Twin of Complex Systems eine engagierte und
zuverlässige Team-Assistenz für das Project Management Office (PMO)
. DToCS entwickelt eine dauerhaft angelegte wissenschaftliche und
technologische Plattform, mit der digitale Zwillinge komplexer Systeme
domänenübergreifend aufgebaut, betrieben und skaliert werden
können. Die Team-Assistenz unterstützt die PMO-Leitung und das
Gesamtprojekt bei der organisatorischen, administrativen und
kommunikativen Umsetzung zentraler Projektaufgaben und trägt damit
wesentlich zu einer effizienten, transparenten und professionellen
Projektorganisation bei. Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil
unserer Personalpolitik. Wir möchten deshalb qualifizierte Männer
ausdrücklich dazu ermutigen, sich zu bewerben. Die Stelle ist in
Vollzeit zu besetzen; Teilzeit ist grundsätzlich möglich, mindestens
bis zu 32 Stunden pro Woche. Die Stelle ist zunächst bis zum
31.12.2030 befristet, entsprechend dem vorgesehenen Förderzeitraum
der Initiative. Bei erfolgreicher Zwischenevaluation Mitte 2029 und
entsprechender institutioneller Perspektive kann eine Entfristung in
Aussicht gestellt werden. Ihre Aufgaben administrative und
organisatorische Unterstützung der PMO-Leitung bei der laufenden
Koordination des DToCS-Gesamtprojekts Planung, Vorbereitung,
Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops,
Review-Terminen, Steering-Board-Sitzungen und weiteren
projektbezogenen Austauschformaten Erstellung und Pflege von Agenden,
Protokollen, Ergebnisnotizen, Aufgabenlisten, Beschlussübersichten
und Wiedervorlagen Terminmanagement einschließlich Koordination
komplexer Abstimmungen mit Projektleitung, Work-Package-Leitungen,
Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partnern Unterstützung
beim Monitoring von Fristen, Meilensteinen, Deliverables,
Berichtspflichten und offenen Aufgaben in enger Abstimmung mit der
PMO-Leitung Pflege strukturierter Projektablagen, Verteiler,
Kontaktlisten, Dokumentenversionen, Vorlagen und Übersichten.
Unterstützung bei der Zusammenstellung von Unterlagen für Berichte,
Gremien, Reviews, Evaluationsvorbereitungen und interne
Entscheidungstermine Mitarbeit bei der organisatorischen Vorbereitung
von Kommunikations-, Disseminations- und Veranstaltungsaktivitäten in
Abstimmung mit den zuständigen Work Packages und
Kommunikationsstellen Unterstützung bei projektbezogenen
administrativen Prozessen, z. B. Beschaffungen, Reiseplanung,
Abrechnungsunterlagen, Gästebetreuung oder internen Formularläufen
selbstständige Klärung komplexer organisatorischer und
administrativer Fragestellungen, bezogen auf sämtliche o. g. Themen
eigenverantwortliche Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen
Sicherstellung eines professionellen Informationsflusses im PMO-Umfeld
sowie serviceorientierte Ansprechfunktion für organisatorische
Anliegen im DToCS-Projekt selbstständige Entwicklung von
Handlungsempfehlungen für die Projektleitung u. a. zur
konzeptionellen Weiterentwicklung von PMO-Prozessen Ihr Profil
abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen,
verwaltungsbezogenen oder vergleichbaren Bereich; alternativ
gleichwertige einschlägige Berufserfahrung mehrjährige Erfahrung in
Assistenz-, Sekretariats-, Verwaltungs- oder
Projektunterstützungsfunktionen, idealerweise in einem
wissenschaftlichen, öffentlichen oder projektorientierten Umfeld sehr
gute Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und hohe
Zuverlässigkeit bei Termin-, Dokumenten- und Aufgabenverfolgung
sicherer Umgang mit Office-Anwendungen, digitalen Ablagestrukturen,
Kollaborationsplattformen und üblichen Kommunikationswerkzeugen
Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen,
Protokollführung, Dokumentenmanagement und administrativen Abläufen
gutes Verständnis für vertrauliche Informationen, Datenschutz,
Dokumentationspflichten und serviceorientierte Zusammenarbeit
Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und freundliches,
professionelles Auftreten gegenüber internen und externen
Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern Fähigkeit, auch bei
parallelen Aufgaben, wechselnden Prioritäten und engen Fristen den
Überblick zu behalten sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute
Englischkenntnisse in Wort und Schrift Interesse an einem
interdisziplinären Forschungsumfeld an der Schnittstelle von
digitalen Infrastrukturen, Künstlicher Intelligenz, Materialien,
Küstensystemen und wissenschaftlicher Governance Unser Angebot eine
abwechslungsreiche Assistenzfunktion in einer strategisch bedeutsamen
Forschungsinitiative mit hoher Sichtbarkeit innerhalb des
Helmholtz-Zentrums Hereon Ein interdisziplinäres Arbeitsumfeld an der
Schnittstelle von Digitalen Zwillingen, Künstlicher Intelligenz,
Forschungsinfrastrukturen, Materialien und Küstensystemen die
Möglichkeit, den Aufbau professioneller PMO-Strukturen und einer
transparenten Projektorganisation aktiv zu unterstützen. enge
Zusammenarbeit mit PMO-Leitung, Projektleitung,
Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen
Partnerstrukturen ein verantwortungsvolles Aufgabenfeld mit
vielfältigen organisatorischen, administrativen und kommunikativen
Tätigkeiten in einem zukunftsorientierten Forschungsprojekt
Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und
Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9a nach TV EntgO Bund 6 Wochen Urlaub
im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr sehr gute
Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und
flexibler Arbeit gut angebundener Forschungscampus (ÖPNV) und beste
Möglichkeiten zur Vernetzung, Zuschuss zum Deutschlandticket bei
vorliegenden Voraussetzungen (Jobticket), Lademöglichkeiten für
E-Fahrzeuge individuelle Möglichkeiten zur Weiterbildung
hervorragende technische Infrastruktur un

Original posting on Helmholtz-Zentrum Hereon's site ↗

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