Teamassistenz (m/w/d)

• Sie bringen Erfahrung im Assistenz- oder Office-Management mit und fühlen sich in einem internationalen Umfeld wohl? Sie überzeugen durch Organisationstalent, Kommunikationsstärke und eine proaktive Arbeitsweise?
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• Teamassistenz (m/w/d)
• Organisation gestalten. Menschen verbinden. Zusammenarbeit stärken.
• Die Position wird in Vollzeit 35 h / Woche und im Rahmen der langfristigen Arbeitnehmerüberlassung mit Option der Übernahme besetzt.

Ihre Aufgaben

• •Eigenständige Organisation und Koordination sämtlicher administrativer und organisatorischer Aufgaben im Teamumfeld
• •Verantwortung für ein komplexes Termin- und Kalendermanagement sowie die Koordination von Besprechungen und zeitlichen Prioritäten
• •Professionelle Bearbeitung der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz sowie Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen, Protokollen und administrativen Dokumenten
• •Organisation und Koordination von Geschäftsreisen einschließlich der erforderlichen Reisevorbereitungen und logistischen Abläufe
• •Koordination der Postbearbeitung sowie der strukturierten Verteilung und Bereitstellung von Dokumenten
• •Unterstützung bei der Umsetzung effizienter Office-Richtlinien und kontinuierliche Optimierung administrativer Prozesse
• •Zentrale Ansprechperson für organisatorische und administrative Fragestellungen innerhalb des Teams sowie an den Schnittstellen zu anderen Bereichen
• •Zusammenstellung, Strukturierung und Aufbereitung relevanter Informationen als Grundlage für fundierte Entscheidungen
• •Sicherstellung eines zielgerichteten, zeitnahen und transparenten Informationsflusses innerhalb des Teams und über Bereichsgrenzen hinweg
• •Koordination und Weitergabe relevanter Informationen an die jeweiligen Ansprechpartner
• •Sicherstellung einer sorgfältigen, vertraulichen und zuverlässigen Bearbeitung sensibler Informationen
• •Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Teammeetings, Workshops und größeren Veranstaltungen
• •Koordination von Einladungen, Agenden, Räumlichkeiten, technischen Anforderungen und organisatorischen Rahmenbedingungen
• •Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
• •Proaktive Identifikation organisatorischer Anforderungen und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs von Meetings und Veranstaltungen
• •Zentrale Ansprechperson des Teams für lokale Standort- und Facility-Management-Themen
• •Koordination standortbezogener Anliegen in Zusammenarbeit mit den zuständigen internen Ansprechpartnern und Servicebereichen
• •Unterstützung bei der Gestaltung und Sicherstellung eines effizienten, professionellen und gut organisierten Arbeitsumfelds
• •Sicherer und effizienter Einsatz der unternehmensinternen IT-Systeme und digitalen Kollaborationslösungen im administrativen Tagesgeschäft
• •Anwendung von MS Office, SAP und Google Workspace zur effizienten Organisation von Informationen, Dokumenten und Arbeitsabläufen
• •Identifikation von Optimierungspotenzialen und Entwicklung pragmatischer Lösungen zur Vereinfachung administrativer Prozesse
• •Aktive Mitgestaltung moderner Arbeitsweisen und Bereitschaft, bestehende Prozesse konstruktiv zu hinterfragen und weiterzuentwickeln

Ihr Profil

• •Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• •Mindestens 5 Berufserfahrung in einer Teamassistenz, Managementassistenz, im Sekretariat oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion
• •Fundierte Erfahrung in der Organisation komplexer administrativer Abläufe und in der Unterstützung von Teams in einem anspruchsvollen Unternehmensumfeld
• •Erfahrung in der Gestaltung effizienter Office-Prozesse und in der kontinuierlichen Verbesserung organisatorischer Abläufe
• •Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint und Word
• •Praktische Erfahrung mit SAP und Google Workspace
• •Sicherer Umgang mit unternehmensinternen IT-Systemen, digitalen Anwendungen und Kollaborationstools
• •Ausgeprägte digitale Affinität sowie die Fähigkeit, sich schnell in neue Systeme und Anwendungen einzuarbeiten
• •Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• •Verhandlungssichere Englischkenntnisse für die professionelle Kommunikation in einem internationalen Arbeitsumfeld
• •Spanischkenntnisse sind aufgrund der internationalen Stakeholderstruktur von Vorteil

Ihre Benefits

Freuen Sie sich auf:

Weitere Benefits

• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Attraktive, übertarifliche Vergütung
• Tarifvertraglich abgesichertes Arbeitsverhältnis
• Eigenverantwortliches Arbeiten
• Abwechslungsreiche Aufgaben
• Vielfältige Karrieremöglichkeiten

Ihre Bewerbung

• Schnell und einfach nur mit dem Lebenslauf in 30 Sekunden über das Online-Formular oder per E-Mail bewerben!
• Weitere Informationen wie Anschreiben, Gehaltswunsch oder Verfügbarkeit sind optional möglich, aber im ersten Schritt nicht erforderlich.