Office Manager (m/w/d)

Fair Personal GmbH · Arbeitnehmerüberlassung

Als Office Manager (m/w/d) koordinieren Sie die organisatorischen Abläufe im Büro und schaffen verlässliche Strukturen für den Arbeitsalltag. Sie verbinden serviceorientierte Kommunikation mit sorgfältiger Administration, behalten Fristen im Blick und sorgen dafür, dass Informationen, Räume und Unterlagen zur richtigen Zeit verfügbar sind. Die Position eignet sich für Menschen, die gern vorausschauend planen, Prioritäten setzen und unterschiedliche Anliegen verbindlich zusammenführen.

Die Anstellung erfolgt bei Fair Personal GmbH im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung. Ihr Einsatz ist bei einem Kundenunternehmen in Bad Vilbel vorgesehen; die konkreten Aufgaben werden am Einsatzort abgestimmt. Sie arbeiten vor Ort. Die Beschäftigung ist in Vollzeit vorgesehen, wobei die konkrete Wochenstundenzahl vor Vertragsschluss vereinbart wird. Einsatzbeginn und Dauer des Kundeneinsatzes werden gemeinsam abgestimmt.

Fair Personal GmbH prüft die konkrete Verfügbarkeit vor dem Einsatz. Ein bestätigter Kundenauftrag liegt derzeit nicht zugrunde. Wenn Sie administrative Verantwortung übernehmen, professionell kommunizieren und Arbeitsabläufe aktiv verbessern möchten, bietet das Stellenangebot eine Grundlage für ein später zu bestätigendes Angebot. Maßgeblich sind die im Vertrag und im konkreten Einsatz abgestimmten Rahmenbedingungen.

Bewerben Sie sich direkt über SYNO Personal. Im persönlichen Gespräch klären wir Ihre fachlichen Stärken, den konkreten Einsatz und Ihre Wünsche an die Zusammenarbeit mit Fair Personal GmbH.

Ihre Aufgaben

Sie organisieren Termine, Besprechungen und interne Abläufe und stimmen notwendige Vorbereitungen mit den beteiligten Ansprechpersonen ab.

Sie bearbeiten den allgemeinen Schriftverkehr, nehmen Anliegen strukturiert auf und leiten Informationen nachvollziehbar an die zuständigen Stellen weiter.

Sie pflegen Stammdaten, Ablagen und digitale Dokumente und achten dabei auf Vollständigkeit, einheitliche Benennung und vertraulichen Umgang.

Sie koordinieren Bürobedarf, Dienstleistertermine und die Nutzung von Besprechungsräumen und verfolgen offene Bestellungen oder Rückmeldungen nach.

Sie unterstützen bei der vorbereitenden Rechnungs- und Belegverwaltung, prüfen formale Angaben und stellen Unterlagen für die weitere Bearbeitung zusammen.

Sie erstellen Übersichten, Protokolle und einfache Auswertungen mit Tabellenkalkulation und bereiten Entscheidungsgrundlagen verständlich auf.

Sie empfangen Besucher und bearbeiten eingehende Telefon- und E-Mail-Anfragen freundlich, verbindlich und situationsgerecht.

Das bringen Sie mit

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Büro- oder Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation.

Erste praktische Erfahrung in Office-Management, Teamassistenz, Empfang, Verwaltung oder einer ähnlichen koordinierenden Funktion.

Sicherer Umgang mit gängigen Büroanwendungen, Tabellenkalkulation, digitalen Kalendern und allgemeinen ERP-Systemen.

Grundverständnis für Belegprüfung, Rechnungsabläufe und die strukturierte Pflege von Daten und Dokumenten.

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie die Fähigkeit, Informationen klar und adressatengerecht zu formulieren.

Selbstständige, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationsvermögen und freundlichem Serviceverständnis.

Das erwartet Sie

Transparente Abstimmung von Vertrag, Einsatzrahmen und den für den konkreten Kundeneinsatz relevanten Bedingungen.

Ein persönlicher Ansprechpartner bei Fair Personal GmbH begleitet Sie durch die Abstimmung und beantwortet Ihre Fragen.

Kostenfreie Bewerbung ohne Einrichtung eines Kontos.

Klare Information darüber, welche Angaben vor einer Veröffentlichung und vor Vertragsschluss noch bestätigt werden müssen.