Verwaltungskraft / Assistenz der Verbundleitung für Kitas (m/w/d) | Osnabrück

Sie suchen eine abwechslungsreiche Tätigkeit als Verwaltungskraft / Assistenz der Verbundleitung in Osnabrück? Dann werden Sie Teil des EJF!

Für unseren Kita-Verbund Niedersachsen und Bayern suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Verwaltungskraft / Assistenz der Verbundleitung in Teilzeit (25 h/Woche) und unbefristeter Anstellung.

In dieser Position unterstützen Sie die Verbundleitung bei organisatorischen, administrativen und koordinierenden Aufgaben rund um unsere Kindertageseinrichtungen und Horte. Sie arbeiten eng mit den Einrichtungsleitungen, der Verbundleitung sowie der EJF-Geschäftsstelle zusammen und tragen dazu bei, dass Verwaltung, Organisation und Kommunikation reibungslos funktionieren. Freuen Sie sich auf eine vielseitige Aufgabe im Bildungs- und Sozialbereich mit Gestaltungsspielraum und Sinn.

• Aufgaben
• Unterstützung der Verbundleitung im laufenden Verwaltungs- und Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und konzeptionellen Aufgaben im Kita-Verbund
• Organisation des Büroalltags inklusive Korrespondenz, Post- und Telefonbearbeitung, Terminmanagement und digitaler Ablage
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen einschließlich Protokollführung
• Pflege und Aufbereitung von Dokumenten, Daten, Statistiken, Übersichten und Berichten
• Unterstützung bei der Personaladministration, z. B. bei Fehlzeiten, Neueinstellungen, Onboarding und personalbezogenen Auswertungen
• Unterstützung im Finanz- und Rechnungswesen, insbesondere bei Rechnungsprüfung, Budgetkontrolle, Abrechnungen und Wirtschaftsplanung
• Unterstützung beim Melde- und Berichtswesen gegenüber Behörden, Ämtern und internen Fachabteilungen
• Mitwirkung bei der Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln und Zuwendungen
• Bearbeitung und Koordination von Anfragen und Beschwerden sowie Kommunikation mit Eltern, Behörden, Dienstleistern und weiteren Ansprechpartner:innen
• Organisation und Koordination von Veranstaltungen, Fortbildungen und internen Terminen
• Unterstützung bei Beschaffung und Bestellwesen sowie bei weiteren organisatorischen Aufgaben zur Sicherstellung reibungsloser Verwaltungsabläufe

• Voraussetzungen
• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in der Verwaltung, Büroorganisation oder Assistenz, idealerweise im sozialen oder pädagogischen Bereich
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungs-, Dokumentations- und Kommunikationssystemen
• Verantwortungsbewusster und sorgfältiger Umgang mit Daten und vertraulichen Informationen
• Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen, Einrichtungsleitungen und Teams
• Eigeninitiative, Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und die Prioritäten zu behalten
• Bereitschaft, sich in neue Themenbereiche, Aufgaben und interne Verwaltungsprozesse einzuarbeiten
• Identifikation mit den Werten und dem sozialen Auftrag des EJF

• Benefits
• Attraktive Vergütung: Tarifvertrag nach TVöD und Jahressonderzahlung
• Starke Absicherung: Betriebliche Altersvorsorge mit 4 % Arbeitgeberfinanzierung
• Familienfreundlich: Monatlicher Kinderzuschlag (ab 88,35 Euro pro Kind bei Vollzeit), finanzielle Beihilfen und vermögenswirksame Leistungen
• Erholung & Work-Life-Balance: 31 Tage Urlaub, der 24.12. und 31.12. sind zusätzlich arbeitsfrei
• Entwicklung & Extras: Strukturiertes Onboarding, Fort- und Weiterbildungen, Firmenevents, Fahrrad-Leasing, Prämien für Mitarbeiterwerbung (bis 1.000 €) sowie Corporate Benefits und Gesundheitsangebote

Für Rückfragen steht Ihnen Johanna Hins, Verbundleitung, unter der Rufnummer 0541 20187971 gern zur Verfügung.